Oramai ogni azienda può contare su un portale interamente dedicato ai propri dipendenti. Farne a meno significa rinunciare ad uno strumento dalle poliedriche funzionalità, in grado di snellire il lavoro del reparto delle Risorse Umane e incentivare la produttività dei propri dipendenti.
Soluzioni smart che in un mondo del lavoro, sempre più digitalizzato e permeato dalle nuove tecnologie, sono fondamentali per emergere e rimanere competitivi. Scegliere il giusto software non è di certo facile. Online ve ne sono a bizzeffe ma per non rischiare acquisti incauti è giusto e necessario fare delle considerazioni su ciò di cui si ha realmente bisogno.
Le potenzialità dei software hr
Sinteticamente, il software hr è uno strumento digitale per la gestione e l’organizzazione delle risorse umane. nel gergo comune viene identificato anche come portale dipendenti poiché le sue funzioni non sono relegate ed utili solamente al settore delle Risorse Umane, ma estese ad ogni dipendente dell’azienda. Portali che stabiliscono una comunicazione bidirezionale e un flusso di informazioni fruttuoso per garantire l’operatività aziendale. Sistemi affidabili per snellire le pratiche lavorative e gestire interi processi che vanno dalla pianificazione dei turni al monitoraggio del lavoro.
I vantaggi sono riscontrabili su diversi piani: risparmio dei costi, trasparenza aziendale, riduzione degli errori, automatizzazione dei processi e maggiore autonomia per i dipendenti. Qualità che ne hanno garantito il successo e l’affermazione nel panorama imprenditoriale. Aspetti che vanno inoltre a costruire un’immagine attrattiva e innovativa dell’azienda, imprescindibile per attrare i migliori talenti delle nuove generazioni.
Cosa fa un portale dipendenti
Tra le funzioni più apprezzate vi sono la gestione dei turni. Il tutto parte dalla possibilità di poter timbrare il cartellino attraverso il portale o, tramite smartphone, con una semplice app. Una funzione che permette di gestire anche i lavoratori da remoto. Sia il reparto HR che i dipendenti avranno la possibilità di monitorare le ore di lavoro, gli straordinari, i giorni di ferie, le malattie, le ore di permesso e quant’altro. Una visione corale dell’operato che consentirà una pianificazione ordinata dei compiti e degli obiettivi da raggiungere. I dati raccolti sono poi utili per la generazione delle buste paga che, con tali condizioni, risulteranno prive di errori e sempre aggiornate.
Un’altra funzione dei dati raccolti attraverso il monitoraggio del lavoro riguarda la generazione di report aziendali attraverso i quali potranno essere prese decisioni migliori nell’organizzazione dei team di lavoro e nell’assegnazione dei lavori da svolgere. I dipendenti, attraverso una pagina dedicata, potranno rilevare i compiti portati a termine e ricevere feedback da responsabili e manager in merito al proprio operato.
Nel database dei portali sono inoltre presenti archivi al cui interno sono presenti tutte le comunicazioni ed i documenti aziendali. La firma digitale permette inoltre la riduzione dello spreco di carta e la possibilità di consegnare documenti in pochi secondi anche se non si è presenti in ufficio.
Guida all’acquisto
La prima raccomandazione è di affidarsi ad aziende solide che possano offrire software hr sicuri ed affidabili, considerando la mole di dati riservati in essi contenuti. Ciò permetterà sia alle aziende che agli stessi dipendenti di sentirsi tutelati e protetti.
Scendendo nel dettaglio, prima di acquistare un portale dipendenti e bene capire quali siano le necessità della propria azienda e come il software potrebbe ottemperarne le mancanze. Analizzare i punti di forza e di debolezza è il primo passo per delineare le strategie da intraprendere e fissare gli obiettivi futuri. Molto importante capire anche il grado di digitalizzazione dei propri dipendenti per sceglie se massimizzare le risorse tecnologiche o introdurle modulatamente, dando tempo al capitale umano di abituarsi al nuovo sistema. In qualsiasi caso, il risultato sarà un maggior coinvolgimento del capitale umano e la creazione di un benessere lavorativo senza precedenti.